Pôle 1

Gestion administrative des relations externes

 Sommaire

Elles le placent dans la position d’un gestionnaire administratif dans une organisation et lui permettent de participer à la gestion des relations de cette organisation avec ses partenaires. Ces activités le conduisent à :

  • maîtriser les applications et les réseaux attachés à son poste de travail dans le cadre des tâches qui lui sont prescrites,
  • inscrire son activité administrative dans un environnement numérique (PGI, messagerie électronique, sites marchands, déclarations en ligne, outils bureautiques, etc.),
  • classer et à archiver régulièrement les documents dématérialisés dans les dossiers (utilisation de la GED),
  • procéder à la sécurisation des informations dématérialisées, et à gérer différents formats de fichiers,
  • réaliser des documents de qualité professionnelle dans le respect des chartes de l’organisation,
  • utiliser les outils de communication utiles dans la situation professionnelle qu’il rencontre,
  • respecter les procédures de l’organisation,
  • suivre les directives et les consignes de son responsable hiérarchique, et lui rendre compte régulièrement de son activité ainsi que des aléas et des dysfonctionnements rencontrés et surmontés ou non,
  • utiliser et respecter la marge d’autonomie accordée dans sa fiche de poste (quand doit-il prendre une initiative ? quand doit-il s’abstenir et rendre compte ?),
  • anticiper l’action à entreprendre pour éviter les retards ou négligences, causes potentielles de conflits qui pourraient apparaître dans les relations avec les partenaires de l’organisation.

Dans le cadre du processus achats, avec les fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants.

Le gestionnaire administratif actualise la base de données des fournisseurs, et assure le suivi des achats (commande-livraison-facturation). Il met à jour les stocks et les valorise. Il assure le paiement des fournisseurs.

Dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands,  mais aussi de mise à disposition de biens et de services non marchands, avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs d’ordre.

Le gestionnaire administratif actualise la base de données des clients et assure le suivi administratif de la prospection. Il suit le processus de vente (commande-livraison-facturation) ainsi que les règlements clients y compris les litiges en découlant.

Dans le cadre de la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.

Le gestionnaire administratif contrôle la trésorerie, prépare les éléments nécessaires aux déclarations fiscales et prend en charge les formalités administratives dans le respect des obligations liées à l’activité. Il doit aussi s’adapter au contexte métier spécifique à l’organisation dans laquelle il évolue (pour en respecter les codes, le lexique, les usages, etc.).

Le choix des applications numériques est inhérent à chaque situation professionnelle. Aucune limite n’est donnée dans les fonctionnalités applicatives, elles doivent répondre aux besoins de la situation. Il est possible d’utiliser plusieurs outils pour une même tâche.

Exemples :

  • afin de réaliser un publipostage à l’aide d’un traitement de texte pour envoi d’une offre aux clients, la mise à jour du fichier clients du PGI nécessite l’extraction d’une partie de cette base au format csv,
  • la mise à jour du catalogue des produits se fait dans le PGI et sur le site marchand de l’entreprise (BackOffice).
  • Pour obtenir des informations sur un produit, le gestionnaire téléphonera à des fournisseurs potentiels, ou leur écrira, ou consultera leur site.

Remarque : nous ne formons pas le gestionnaire administratif aux fonctionnalités d’un logiciel mais à l’adaptabilité aux logiciels et applications numériques. Le gestionnaire administratif doit maîtriser l’environnement numérique de travail de son organisation et s’adapter aux évolutions technologiques.

Les partenaires métiers

Les relations avec les partenaires métiers de l’organisation constituent un point saillant du pôle 1. Il convient de s’appuyer sur les PFMP, au cours desquelles les élèves seront intégrés à une organisation et son environnement métier. Les relations avec les partenaires métiers ne constituent pas des relations commerciales mais impliquent cependant le respect de certains usages, de codes professionnels particuliers que l’organisation et ses partenaires maîtrisent de manière à la fois explicite et implicite.

Quelques exemples non exhaustifs de partenaires métier :

  • Pour une entreprise du secteur de l’aéronautique : organismes certificateurs, qualiticiens…
  • Pour une entreprise du secteur de l’extraction minière : agence de bassin, propriétaires du sol…
  • Pour un expert-comptable : notaires, avocats, autres experts comptables, tribunaux de commerce…
  • Pour un agent automobile : concessionnaire, préfecture, police, assureurs, experts automobiles …
  • Pour une concession autoroutière : riverains, garagistes, gendarmerie, assureurs…
  • Pour une commune : éducation nationale, préfecture, conseil régional, entreprises implantées sur la zone artisanale, presse locale…
  • Pour un agent immobilier : notaires, diagnostiqueurs, assureurs, banques, artisans…
  • Pour une mutuelle : sécurité sociale, hôpitaux…
  • Pour un franchisé : franchiseur…
  • Pour une filiale : maison-mère…
  • Pour une direction académique des services de l’éducation nationale : mairies, conseil général, Direccte (les Direccte regroupent des services administratifs issus de divers horizons : commerce extérieur, tourisme, commerce et artisanat, intelligence économique, industrie, travail et emploi, concurrence et consommation), centres de formation d’apprentis, presse locale…
  • Pour une coopérative agricole : adhérents, syndicats anti OGM…
  • Pour un restaurateur : Direccte, syndicat professionnel, CCI, office de tourisme…
  • Pour un commerçant : CCI, association des commerçants, Direccte…
  • Pour un artisan : CMA, éducation nationale s’il est CET…
  • Pour un agriculteur : chambre d’agriculture, DDA, agence de l’eau, réseau « Bienvenue à la Ferme »…
  • etc.

Des exemples de situations rencontrées avec les partenaires…..

  • Achat ou vente à un partenaire qui est aussi un fournisseur ou un client (par exemple la CCI qui loue une salle de réunions à l’organisation, la collectivité territoriale qui achète les produits de l’organisation).
  • Urgence à prendre en compte dans le traitement d’un dossier (demande d’un partenaire institutionnel qui exige une réponse immédiate).
  • Événement qui nécessite des démarches administratives, juridiques, voire judiciaires (sinistre, atteinte aux biens ou aux personnes de l’entreprise).
  • Demande d’occupation d’un espace public, manifestation exceptionnelle pour laquelle il faut solliciter des autorisations.
  • Visite impromptue (inspection sanitaire par exemple) ou déplacement d’un groupe dont il faut assurer la prise en charge (audit qualité, visiteurs étrangers…).
  • Désaccord entre le partenaire et l’organisation sur un aspect de leurs relations.
  • Courrier d’un partenaire qui soulève un problème infondé ou qui fait une demande à laquelle il est prudent de ne pas répondre immédiatement.
  • Recherche d’un nouveau partenaire.
  • Vœux annuels à envoyer.
  • Article à proposer à la presse.

Les liens avec les autres disciplines

  • Les organisations (différents types, finalités et objectifs), leurs partenaires, leur contexte institutionnel, la notion de « métier » de l’organisation, sont des notions abordées en économie et droit.
  • La connaissance des règles d’usage d’une profession appartient à la culture professionnelle : on ne s’adresse pas aux partenaires institutionnels comme aux clients, la forme prise par la communication n’est pas la même – le lien avec les PFMP est très étroit comme l’est le lien avec l’EGLS.

L’AP peut permettre à un groupe d’élèves qui envisagerait une poursuite d’études d’approfondir les relations interculturelles rencontrées dans l’organisation où ils ont réalisé une PFMP.

Il peut également permettre d’aider un groupe d’élèves qui en montrent le besoin à mieux appréhender le contexte métier de l’organisation.

Trois situations du pôle 1 demandent la mise en place d’ateliers rédactionnels, car elles exigent la maîtrise d’écrits emblématiques du métier de gestionnaire administratif :

  • Le courrier de réclamation à un fournisseur,
  • Le courrier de relance client,
  • Le courrier de sollicitation auprès d’une administration.

L’EGLS est un espace adapté pour aborder ces écrits.