Pôle 2

Gestion administrative des relations avec le personnel

Aptitude générale

Renforcer les liens sociaux

Le gestionnaire administratif participe activement au maintien de relations efficientes avec le personnel car il assure, dans le respect des délais et des consignes, les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés en respectant les règles essentielles de confidentialité et de préservation des informations personnelles

Le gestionnaire administratif est accompagnateur des activités de gestion des ressources humaines mais n’est pas un gestionnaire des ressources humaines.

Le référentiel des activités professionnelles décrit les quatre classes de situations relevant de l’activité du gestionnaire administratif.

Classe de situations

Situation

Compétence

Critère d’évaluation

Savoirs rédactionnels

2.1. Gestion administrative courante du personnel

Tenue et suivi des dossiers des salariés

211. Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail

Fiabilité exhaustivité

 

Gestion administrative des temps de travail

212. Décompter et planifier le temps de travail

exactitude

 

Préparation et suivi des déplacements du personnel

213. Préparer et contrôler des déplacements

efficacité du suivi

 

Transmission d’informations à destination du personnel

214. Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l’information à destination du personnel

qualité de la transmission

SR

2.2. Gestion administrative des ressources humaines

Participation au recrutement du personnel

221. Assurer des opérations administratives liées aux étapes d’un recrutement

respect et sécurisation

SR

Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil

222. Appliquer un programme d’accueil

respect des consignes

SR

Suivi administratif des carrières

223. Appliquer à chaque cas traité les règles spécifiques de suivi de carrière

qualité & pertinence

 

Préparation et suivi de la formation du personnel

224. Assurer des opérations administratives liées à la formation du personnel

respect & sécurisation

 

2.3. Gestion administrative des rémunérations et des budgets de  personnel

Préparation des bulletins de salaire

231. Renseigner et contrôler la vraisemblance des états préparatoires aux bulletins de salaire

cohérence exactitude

 

Préparation des déclarations sociales

232. Renseigner des états préparatoires aux déclarations sociales

cohérence exactitude

 

Participation à la préparation et au suivi budgétaire

233. Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts

exactitude

 

2.4. Gestion administrative des relations sociales

Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel

241. Organiser des élections et des consultations d’instances représentatives

respect du cadre légal

 

Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux

242. Mettre à jour des indicateurs sociaux

exactitude & lisibilité

 

Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et la sécurité

243. Produire des supports associés aux procédures santé - sécurité

cohérence & lisibilité

SR

Participation à la mise en place d’activités sociales et culturelles

244. Mettre en œuvre des actions à destination du personnel

niveau de prise en compte de la cohésion

SR

Les savoirs juridiques au cœur de l’acquisition des compétences du pôle

Les situations relevant du pôle « gestion des relations avec le personnel » sont réalisées dans le respect de la législation en vigueur et des règles et procédures de l’organisation. Aussi, les savoirs juridiques sont au cœur de l’acquisition des compétences du pôle.

Les situations professionnelles du pôle « gestion des relations avec le personnel » présentent des savoirs juridiques et économiques qui peuvent être communs à ceux déclinés dans le programme d’économie et droit des baccalauréats des services et notamment avec ceux des axes de réflexion de la partie 3 « les relations sociales dans l’organisation ». Les programmes prévisionnels de formation doivent intégrer la complémentarité des enseignements et en assurer la transversalité.

Les règles de confidentialité et de sécurisation des données en continu.

La qualité de la gestion du personnel repose pour toute organisation sur un respect strict des règles de confidentialité et de celles relatives à la sécurisation des informations et des données. C’est un paramètre de formation qui devra être intégré à chaque situation professionnelle.

Le pôle 2 et les pfmp

Les situations professionnelles du pôle « gestion des relations avec le personnel » sont étroitement liées à la taille et la structure de l'organisation et notamment au fait qu’il y ait ou non un service ressources humaines. Elles seront aléatoirement rencontrées lors des PFMP.

Les ateliers rédactionnels

Le pôle accueille 5 des 17 situations professionnelles pour lesquelles des ateliers rédactionnels devront être mis en œuvre.

214. Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l’information à destination du personnel :

le courrier destiné au personnel

221. Assurer des opérations administratives liées aux étapes d’un recrutement 

l’annonce

222. Appliquer un programme d’accueil 

les documents d’accueil

243. Produire des supports associés aux procédures santé - sécurité 

les consignes de santé et de sécurité

244. Mettre en œuvre des actions à destination du personnel 

le discours

Les compétences de ce pôle engagent la qualité de communication interne de l’organisation à l’égard de ses salariés. Elles nécessitent donc des qualités rédactionnelles.

Quelques pistes de réflexion par classe de situations.

Classe 2.1 :

Le respect des règles essentielles de confidentialité et de préservation des informations à travers la mise à jour des fichiers du personnel dans le cadre juridique et conventionnel, la circulation de l’information contribuent pleinement au maintien des liens sociaux.

Pistes de réflexion pédagogiques :

Au cours de sa formation, il peut être demandé à un futur gestionnaire  administratif :

  • de générer des documents professionnels à partir de modèles du progiciel de gestion intégré (PGI) ou du traitement de texte. La production structurée des documents, des modèles constitue une complexité au fur et à mesure d’avancement de la formation à partir des documentations juridiques et conventionnelles. Elle permettra de mettre en œuvre des savoirs rédactionnels forts de ce pôle ;
  • d’attacher des pièces (ex : un contrat, une note de service, une note d’information, une demande) à une fiche salarié, à une catégorie de salariés, à un service, à un établissement. Dans ce cadre, le gestionnaire administratif peut être amené à organiser les classeurs et les fichiers de la gestion électronique des documents (GED) ;
  • de mettre à jour un planning d’absences et de congés. Selon les fonctionnalités du PGI, la mise à jour du planning peut avoir pour conséquence directe de calculer la valeur des variables dans les lignes de rubriques du bulletin de paye. La mise à jour se complexifie selon le cadre juridique de la demande, les dispositions conventionnelles, les contraintes organisationnelles ;
  • de transmettre par courrier électronique, déposer dans une bannette électronique des documents en tenant compte de règles de confidentialité. Il peut être concrètement imaginé de mettre à la disposition de l’élève des documents qu’il devra transmettre au salarié, au service, à l’établissement concerné dans un cadre sécurisé ou non ;
  • de préparer un déplacement en utilisant les outils et simulateurs web mis à sa disposition et en tenant compte des contraintes budgétaires et contrats déjà conclus avec des prestataires de services. ;
  • de mettre en œuvre une veille documentaire à partir de revues professionnelles relevant de ce pôle (ex : Revue Fiduciaire Paye). Il peut être confié à un futur gestionnaire administratif la mise en place dans le PGI d’un classeur de ressources juridiques, dans le cadre de la GED. La mutualisation de ces ressources pourrait constituer une source documentaire perméable avec les études que le candidat doit produire en économie-droit.
Classe 2.2 :

La politique de gestion des ressources humaines n’est pas le champ du Gestionnaire administratif. En revanche, la complexité de cette classe de situations est d’inscrire l’action administrative dans le respect de la politique de gestion des ressources humaines de l’organisation.

Pistes de réflexion pédagogiques

Au cours de sa formation, il peut être demandé à un futur gestionnaire administratif :

  • de participer au recrutement du personnel avec l’aide d’une agence d’intérim et/ou d’un cabinet de recrutement. Les activités qui en découlent peuvent générer de la complexité et des savoirs juridiques particuliers sur les différents statuts et les contrats de travail ;
  • de mettre en œuvre un programme d’accueil complexe dans le cadre d’une procédure normalisée (ISO 9001, QS 14001, …) dans un milieu à risque : milieu médical ou vétérinaire, industrie chimique, pharmaceutique …
  • de participer à l’organisation des entretiens annuels obligatoires d’un service à l’aide d’un agenda électronique et d’une messagerie électronique ;
  • de participer au suivi du dossier de la formation des salariés : suivi de procédure de remboursements des frais de déplacements liés à une action de formation …
Classe 2.3 :

La technicité liée à la paye et aux déclarations sociales n’est pas du champ du gestionnaire administratif de niveau IV. Son rôle est principalement de collecter les variables de paye, de les contrôler, de les saisir, de repérer et signaler certains écarts importants d’une période à l’autre.

Les compétences relatives au décompte du temps de travail (situation de travail 2.1.2.) et à la préparation et au contrôle des déplacements professionnels (situation de travail 2.1.3.) sont pleinement liées à cette classe de situation.

Pistes de réflexion pédagogiques

Au cours de sa formation, il peut être demandé à un futur gestionnaire  administratif :

  • de chiffrer des variables à partir de ressources internes ou conventionnelles, de simulateurs en ligne.
  • d’insérer des rubriques dans le bulletin de paye ;
  • de procéder au contrôle selon des méthodologies professionnelles (ex : repérage d’écarts significatifs avec les périodes précédentes de paye) ; de générer les états de virement et de les transmettre au responsable hiérarchique pour contrôle avant transmission à la banque selon les formats numériques du protocole d’échange ;
  • d’échanger avec le service comptable ou la direction administrative et financière pour rechercher l’origine d’un écart ;
  • de collecter les pièces, de repérer sur des états des données nécessaires à une déclaration sociale, à un contrôle Urssaf.

Pour la classe de situation 2.3 dans son ensemble, l’évaluation de la compétence s’appuie sur les critères d’exactitude et de cohérence de calculs sur des données quantitatives. Or, la faible maîtrise des calculs par les élèves peut être un obstacle. On peut alors :

  • se rapprocher du professeur de mathématiques pour retrouver les opérations effectuées automatiquement par les logiciels et les relier aux méthodes utilisées en cours habituellement (l’accompagnement personnalisé peut permettre d’aborder cette question) ;
  • s’intéresser aux feuilles de paies des élèves salariés, pour observer la cohérence des valeurs trouvées tout en provoquant l’intérêt des élèves ;
  • en PFMP, s’il est difficile d’avoir accès à la paie proprement dite, il est beaucoup plus facile de s’intéresser aux déclarations sociales et à des états budgétaires généraux. (Une négociation avec le tuteur en ce sens peut aider.)
Classe 2.4 :

Les enjeux liés à la gestion des relations sociales ne sont pas du champ du gestionnaire administratif de niveau IV. Son rôle est principalement de réaliser un suivi administratif des obligations liées aux relations sociales et de contribuer au renforcement des liens sociaux.

De nombreuses situations réelles de l’établissement peuvent être utilisées pour construire les situations professionnelles de ce pôle.

Pistes de réflexion pédagogiques

  • participer à l’organisation des élections du personnel : réalisation des bulletins de vote, des listes des votants, des listes d’émargement, document officiel d’information du déroulement des élections ;
  • compléter des tableaux de suivi des formations, des accidents du travail, de l’absentéisme et réaliser des graphiques d’analyse, contribuer à l’analyse statistique de la composition du personnel (niveau de formation, qualification, poste occupé…) ;
  • organiser des réunions périodiques du CHSCT : convocation automatisée grâce à un  publipostage par mail ou par courrier, circulation des informations ;
  • réaliser des documents à afficher liés à la santé et à la sécurité (numéros d’urgence, procédure d’évacuation incendie, procédure accident risque chimique ou nucléaire, risque infectieux,…) ;
  • organiser un pot de départ en retraite d’un membre du personnel, la remise d’une médaille du travail, l’arbre de noël, …
  • distribuer des chèques cadeau/vacances du comité d’entreprise…

La certification prend la forme d’une étude de cas car certaines situations du pôle peuvent être qualifiées de situations à fort potentiel de développement.

Néanmoins, le passeport professionnel des élèves doit être alimenté par des situations du pôle 2 quand bien même ces situations n’en seront pas extraites pour la constitution d’un dossier certificatif puisque l’épreuve est une étude de cas. La maîtrise des compétences attendues lors de l’étude de cas nécessite l’analyse conduite par les élèves via leur passeport professionnel.

  • Il ne s’agit pas de travailler la gestion des ressources humaines mais la gestion administrative des relations avec le personnel.
  • La formation aux compétences professionnelles de ce pôle ne doit pas être arbitrée par les modalités d’évaluation certificative.
  • Pour préparer l’épreuve ponctuelle du pôle 2, il est important que le candidat saisisse au fur et à mesure dans le passeport professionnel les situations réelles ou simulées, vécues ou observées Le passeport professionnel joue ici un rôle important pour permettre à l’élève un retour réflexif et développer sa capacité d’analyse et de généralisation des situations.