Pôle 3

Gestion administrative interne

Le pôle 3 regroupe les activités de gestion administrative courante de tout type d'organisation, TPE, ETI, PME PMI, administrations, collectivités territoriales, associations, mutuelles, entreprises de forme coopérative, groupement d'intérêt public, etc.). Dans la journée type d'un gestionnaire administratif, où qu’il travaille, l'on retrouve bien souvent des situations professionnelles à traiter relevant du pôle 3.

Sommaire

Le gestionnaire administratif inscrit son activité au cœur des systèmes d'information de l'organisation et des évolutions technologiques.

Il est en mesure de produire et traiter les informations qualitatives et quantitatives en vue de les diffuser tant à l'interne qu'à l'externe et en s'adaptant aux divers modes de travail mis en place.

Son rôle d'interface consiste à gérer les espaces de travail et les ressources collectives. Il assure l'organisation et la gestion matérielle de l'organisation.

Le gestionnaire administratif suit le rythme des activités internes de l'entité à travers la tenue des agendas, la planification et le suivi des tâches.

La réalisation d'activités professionnelles inscrites dans ce pôle lui permet de développer une aptitude générale à améliorer la productivité administrative.

La nature de ces activités doit permettre aux élèves de se familiariser très vite avec le métier ; notamment en observant  ou en assistant les gestionnaires administratifs dans l’EPLE. Des parcours peuvent ainsi être mis en place au sein même des établissements.

Les métiers administratifs sont par nature transversaux, tous les secteurs sont concernés. Le caractère "situé" du référentiel, dans lequel chaque activité citée renvoie à des situations de travail réelles, permet d'éviter une vision "diluée" du métier.

Que l'organisation requière une forte polyvalence, ou bien une spécialisation, le gestionnaire administratif devra s'adapter aux divers interlocuteurs, aux contextes et aux modes d’organisation du travail mis en place.

Placé au cœur d'un réseau relationnel très large, il devra aussi intégrer dans son activité, les rôles, place et statut de chacun.

Les situations de travail sont ancrées dans une réalité professionnelle parfois complexe, jamais statique.

Les épisodes professionnels que traverse l’élève ou l’apprenti et la variabilité des situations qu'il rencontre lui permettent progressivement d'affirmer ses compétences professionnelles.

Elles englobent processus d'apprentissage et développement professionnel tout au long du parcours de formation.

Elles sont organisées en 4 classes, à considérer comme des blocs d'apprentissage et d'acquis  cohérents.

Quelques exemples ci-dessous permettent d'illustrer les activités confiées au gestionnaire dans chacune des 4 classes et de mieux appréhender les finalités du découpage modulaire :

3.1 Gestion des informations

  • 3.1.1 Collecte et recherche d'informations
  • 3.1.2 Production d'informations structurées
  • 3.1.3 Organisation et mise à disposition

Quelques exemples

  • Organiser la veille informationnelle du service en utilisant les outils de recherche avancée.
  • Répondre à une demande d'informations dans les meilleurs délais alors que le système d'informations est indisponible.
  • Participer à la mise en œuvre d'un processus de dématérialisation des documents.
  • Produire et publier un article sur le blog de l'entreprise.
  • Produire un compte-rendu, un rapport, un tableau chiffré.

3.2 Gestion des modes de travail

  • 3.2.1 Organisation et suivi de réunions
  • 3.2.2 Gestion des flux de courriers
  • 3.2.3 Gestion des flux téléphoniques
  • 3.2.4 Gestion d'espaces collaboratifs

Quelques exemples

  • Vérifier le bon état de fonctionnement des matériels de projection et d'animation d'une réunion.
  • Réceptionner le courrier entrant, repérer le courrier confidentiel et personnel.
  • Actualiser un annuaire interne et gérer une liste de diffusion.
  • Préparer l'expédition des lettres et des colis et choisir  les tarifs d'acheminement correspondants.

3.3 Gestion des ressources et des espaces de travail

  • 3.3.1 Orientation et information des visiteurs
  • 3.3.2 Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces
  • 3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques
  • 3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du service
  • 3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements

Quelques exemples

  • Aménager un nouvel espace de travail dans le respect des règles d'ergonomie et de sécurité.
  • Assurer la maintenance de premier niveau des équipements de bureau.
  • Répondre à une surconsommation exceptionnelle en fournitures et consommables.
  • Résilier un contrat de maintenance et procéder à la recherche d'un nouveau prestataire.

3.4 Gestion du temps

  • 3.4.1 Gestion des agendas.
  • 3.4.2 Planification et suivi des activités.

Quelques exemples

  • Mettre à jour les agendas partagés compte tenu des rendez-vous de dernière minute.
  • Suivre l'avancement d'opérations programmées.

  • Les données de la situation : les ressources disponibles, les règles et procédures, les consignes de posture, l'environnement de travail, ...
  • Les savoirs associés nécessaires à l'action, savoirs pragmatiques :

Les savoirs de gestion et savoirs technologiques, couvrant les champs de connaissances du management, de l'organisation, de la technologie, de l'information, de la communication, de la réglementation, de la sécurisation, etc.

Les savoirs juridiques et économiques, fondements de toute activité professionnelle ;

Les savoirs rédactionnels, savoirs liés à la lecture et l'écriture d'un genre et savoirs liés aux procédés d'écriture. La qualité de l'expression écrite et orale répond à une attente forte des professionnels, c'est un facteur déterminant pour obtenir un emploi et le conserver. En outre, le gestionnaire peut évoluer dans des secteurs très spécialisés dans lesquels l'appropriation d’un champ lexical spécifique est un préalable.

  • La performance attendue que traduisent les résultats attendus, la complexité (multiplication des critères à prendre en compte) et les aléas (incidents, nouveautés, imprévus), la(les) compétence(s) emblématique(s) de la situation traitée.
  • Le critère d'évaluation unique.

En relation avec de nombreux partenaires internes et externes, le gestionnaire administratif développe une forte dimension relationnelle. Son rôle d'interface ou de représentation l'oblige à intégrer les consignes données de disponibilité, de diplomatie, de discrétion, de présentation adaptée.

Il est capable de modifier son rythme de travail pour répondre aux nombreuses sollicitations ou faire face aux imprévus, aux modifications de son environnement ou aux exigences de flexibilité de l'organisation.

L'approche active par l'activité nous amène à modifier les pratiques enseignantes. Par exemple, la réalisation de scénarios pédagogiques permet à l'élève d'être l’acteur de ses apprentissages et non un simple acteur de l'organisation. La scénarisation, concept d'une véritable pédagogie active, utilise un contexte d'entreprise comme ressource et pose une problématique professionnelle liée aux processus de gestion administrative. Dans sa mise en œuvre, le scénario pédagogique requiert la planification d'activités, l'usage de simulateurs administratifs, le recours à des outils de gestion et de travail collaboratifs, à des espaces professionnels reconstitués, à des outils d'aide à la conceptualisation. Les démarches transdisciplinaires et les dispositifs d'accompagnement de l'élève dans son parcours de formation (AP notamment) peuvent venir renforcer l'action de l'élève.