Pôle 4

Gestion administrative des projets

Aptitude générale

Accompagner administrativement des projets, dans tous types d’organisation

Les activités réalisées portent sur la composante administrative de tout type de projet développé au sein de l’organisation. Le gestionnaire administratif n’est pas partie prenante du projet mais accompagnateur.

Le référentiel des activités professionnelles décrit les projets dans l’organisation. Le schéma ci-dessous en reprend les éléments essentiels.

La méthodologie du suivi administratif de projet

Quelle que soit la diversité des projets et du type d’organisation, les mêmes activités administratives s’y retrouvent et sont invariantes. Le pôle 4 définit, à travers les situations professionnelles, 14 invariants qui respectent la méthodologie de suivi administratif de projet :

411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet

412 Organisation de la base documentaire

413 Production d’états budgétaires liés au projet

414 Traitement des formalités et des autorisations

415 Suivi du planning de réalisation du projet

416 Mise en relation des acteurs du projet

417 Suivi des réunions liées au projet

418 Suivi logistique du projet

419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet

421 Participation à l’élaboration des documents de synthèse

422 Participation au rapport d’évaluation

423 Clôture administrative du projet

Le projet est support à l’acquisition de la méthodologie de suivi administratif. Son ancrage dans le réel permet une didactisation des situations d’organisations, observées, réalisées, ou simulées. L’objet du projet devient ainsi secondaire.

Des exemples de projets dans les organisations

Associations

Entreprises

Collectivités territoriales

Actions en direction des :

  • adhérents
  • donateurs
  • partenaires
  • bénéficiaires
 
  • Manifestations en direction du personnel
  • Manifestation commerciale
  • Opérations de relations publiques et mécénat
  • Action citoyenne de l’entreprise
 
  • Manifestations en directions des usagers et/ou administrés
  • Forum
  • Consultations publiques
  • Actions citoyennes

EPLE

  • Journée portes ouvertes
  • PFMP à l’étranger
  • Séminaire école/entreprise
  • Information à l’orientation (présentation en collèges, mini stages, participation forum, JPO)
  • Projets propres à une section

Il est possible de s’appuyer sur les spécificités des bassins économiques locaux.

Les projets sont en lien avec l’objet social de l’organisation. Ils sont variés en objet et en durée et font partie du quotidien de toute organisation et de tout établissement scolaire.

Ils peuvent être ordinaires ou évènementiels. Leur critère de validité est qu’ils puissent offrir au jeune la possibilité de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du pôle 4.

Projets ordinaires

Projets évènementiels

Ils se démarquent des opérations courantes car ils sont par essence limités dans le temps et soumis à des contraintes particulières de coût, de temps et de qualité.

Ils sont ponctuels et/ou pluriannuels, renouvelables

  • Achat de matériel exceptionnel (véhicule, machine-outil, mobilier, équipement informatique …)
  • Déménagement, restructuration
  • Mise en place d’une norme de qualité (ISO 14001, QS 9000 …)
  • Adaptation à de nouvelles contraintes réglementaires (Loi, convention collective …)
 
  • Opérations commerciales (salon, JPO, défilé de mode …)
  • Accueil de délégations étrangères (clients, fournisseurs, élèves …)
  • Opération de relations publiques, mécénat, sponsoring,

Le travail en équipe

Modalités d’intervention

Les modalités d’intervention ne portent que sur les 14 activités du pôle 4, les invariants administratifs d’un projet. Les professeurs des 2 spécialités peuvent/doivent intervenir sur le pôle 4, comme sur tous les autres pôles. Un travail en équipe est nécessaire pour organiser les interventions autour des situations professionnelles en dépassant la seule lecture du titre, qui ne permet pas de comprendre la compétence visée.

Responsabilité du suivi administratif du projet

La responsabilité ne porte que sur le suivi administratif du projet et non sur la réalisation du projet. Les sections engagées dans le suivi administratif d’un projet ont ainsi une obligation de moyen et non de résultat.

Objectifs pédagogiques

  • Réaliser une projection de la gradation des situations professionnelles et de l’accompagnement administratif des projets étudiés sur les 3 années de formation : objectifs et attendus en termes de complexité.
  • L’objectif est bien la complexité du suivi administratif, qui ne va pas obligatoirement de pair avec la complexité du projet.
  • L’équipe peut construire des outils de suivi des projets du pôle 4 pour en assurer la continuité pédagogique sur les 3 années de formation.

La progressivité dans la nature des projets

  • Une progressivité dans la nature des projets peut être envisagée. Il est important cependant de ne pas attendre la fin de la formation pour plonger l’élève dans l’accompagnement de projet. De ce point de vue, prendre appui sur les projets dans l’EPLE peut être très utile dès la seconde.

L’évaluation

  • Le pôle 4 est évalué dans le cadre de l’épreuve E33 qui valide l’acquisition des compétences appartenant aux 2 classes de situations du pôle.
  • L’évaluation porte sur la gestion administrative des projets et non sur le projet en lui-même
  • Le projet peut être abouti ou non.

Il est important de bien distinguer les situations de travail du pôle 3 et du pôle 4. Les exemples ci-dessous en fournissent la démonstration

Exemple 1

PÔLE

3. GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

4. GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

Classe de situations

3.2 gestion des modes de travail

4.1 Suivi opérationnel du projet

Situation de travail

3.2.1 Organisation et suivi de réunion

4.1.7 Suivi des réunions liées au projet

Compétences

Organiser la logistique administrative d’une réunion

Positionner une réunion dans le déroulement d’un projet

Critère d’évaluation

Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion

Adaptation des réunions aux étapes et objectifs du projet

Résultats attendus

La réunion se déroule dans les conditions attendues avec les supports demandés et les comptes rendus sont adressés

Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail formalisés dans le projet

Exemple 2

PÔLE

3. GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE

4. GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

 

 

3.3 gestion des espaces de travail et des ressources

41 Suivi opérationnel du projet

Situation de travail

3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service

4.1.3. Production d’états budgétaires liés au projet

Compétences

Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts

Chiffrer et présenter des données budgétaires

Critère d’évaluation

Rigueur du suivi de la situation budgétaire

Fiabilité de l’état budgétaire

Résultats attendus

Les éléments budgétaires du service sont actualisés

Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

Il est important de distinguer ce qui relève de la gestion administrative de projet (activités planifiées d’accompagnement administratif) de ce qui relève de la gestion de projet (activités coordonnées de réalisation du projet) … Même si l’une et l’autre s’influencent mutuellement !

Schéma du processus avec définition des rôles

Le gestionnaire administratif du projet n’est pas un acteur du projet. Si un projet devait être confié à une section de bac G-A, il serait impératif de bien différencier les élèves « acteurs » impliqués dans la réalisation du projet des élèves « gestionnaires administratifs » impliqués dans l’accompagnement du projet.

La gradation des projets doit se faire à partir de la gradation des situations professionnelles traitées (complexité, aléas), plus que sur l’ampleur du projet en lui-même.

La typologie des projets

  • Les projets rencontrés par les élèves en PFMP ont autant d’intérêt que les projets du centre de formation.
  • Les spécificités métiers des bassins de formation peuvent être un facteur de différenciation des projets à accompagner.
  • Au sein d’un  EPLE, les projets réalisés par d’autres sections peuvent être portés administrativement par la section GA.

L’accompagnement administratif des projets, porté par le pôle 4, est  en tout cas le moyen privilégié, pour  les sections du Bac pro GA, d’être reconnues et de rayonner tant au sein des établissements qu’à l’extérieur, dans le milieu socio-économique.